Zweite Schicht Automatisierung für Gebäudetechnik · Wien Automation for building services · Vienna

Audit und Umsetzung

Audit and build

Wir finden die Abläufe, die Ihr Büro Geld kosten, und bauen sie um.

We find the processes that cost your office money, and rebuild them.

Das Audit nimmt Ihre Abläufe auf und rechnet jeden in Stunden und Euro. Die Umsetzung baut daraus die Systeme, die diese Arbeit übernehmen. Zwei getrennte Stufen, einzeln beauftragt. Für Gebäudetechnik- und Installationsbetriebe in Wien.

The audit maps your processes and puts hours and euros on each one. The build turns that into systems that take the work over. Two separate stages, ordered separately. For building services and plumbing companies in Vienna.

Kostenloses Audit anfragen Request a free audit +43 650 322 4815

Zwei Plätze, beide noch frei. Danach kostet das Audit 3.900 €.

Two slots, both still open. After that the audit costs EUR 3,900.

Passt, wenn bei Ihnen gilt A fit if this is you
  • 30 bis 150 Mitarbeiter
  • Projektgeschäft und Kundendienst nebeneinander
  • Eine Handwerkersoftware im Haus, die nur halb genutzt wird
  • Der Inhaber entscheidet selbst
  • 30 to 150 employees
  • Project work and service business side by side
  • Trade software in the house that is only half used
  • The owner decides
Stufe 1, Audit
Stage 1, audit
Zwei Wochen, ein Dokument, 3.900 €. Die ersten zwei Audits mache ich ohne Honorar.
Two weeks, one document, EUR 3,900. The first two audits come without a fee.
Stufe 2, Umsetzung
Stage 2, build
Ein System nach dem anderen, Angebot nach dem Audit. Sie können nach jedem System aufhören.
One system at a time, quoted after the audit. You can stop after each one.
Wien, vor Ort
Vienna, on site
Ich sitze im Betrieb mit, nicht im Videocall. Ein Ansprechpartner, kein Vertrieb dazwischen.
I sit in your office, not in a video call. One contact person, no sales layer.

Die zwei Stufen

The two stages

Erst die Landkarte, dann der Bau.

The map first, then the build.

Automatisierungen bauen können heute viele. Teuer wird die falsche Reihenfolge: ein System für einen Ablauf, der selten vorkommt, während die Stelle mit dem größten Betrag unberührt bleibt. Welche Stelle das ist, klärt das Audit, bevor jemand eine Zeile Code schreibt.

Plenty of people can build automations today. The expensive part is the wrong order: a system for a process that rarely happens, while the one with the largest number stays untouched. The audit settles which is which before anyone writes a line of code.

Stufe 1Stage 1

Audit

Zwei Vormittage sitze ich im Büro mit und schaue zu. Dazu sechs bis acht Gespräche: Geschäftsführung, Projektleitung, Disposition, Büro, ein Monteur.

I spend two mornings sitting in your office, watching how the work runs. Plus six to eight interviews: management, project leads, dispatch, back office, one technician.

Sie bekommen ein Dokument mit:

You receive a document containing:

  • jedem Ablauf gezeichnet, mit jeder Übergabe und jeder Stelle, an der Arbeit liegen bleibt
  • den Jahreskosten je Ablauf, gerechnet aus Zeit, Stundensatz und Häufigkeit
  • den zehn Stellen mit dem größten Hebel, gereiht nach Ersparnis und Aufwand
  • dem Plan, welche Systeme gebaut werden, in welcher Reihenfolge und zu welchem Budget
  • every process drawn, with each handover and each point where work stalls
  • the annual cost per process, calculated from time, hourly rate and frequency
  • the ten places with the largest leverage, ranked by saving and effort
  • the plan: which systems to build, in what order, at what budget
Dauer zwei Wochen, davon zwei Vormittage bei Ihnen Duration two weeks, including two mornings on site Honorar 3.900 €, die ersten zwei Audits kostenlos Fee EUR 3,900, the first two audits free
Stufe 2Stage 2

Umsetzung

Build

Gebaut wird, was im Audit steht. Ein System nach dem anderen, jedes im laufenden Betrieb getestet, bevor das nächste beginnt.

What gets built is what the audit states. One system at a time, each tested in live operation before the next one starts.

Typische Systeme:

Typical systems:

  • Nachträge und Regieberichte aus Foto und Sprachnotiz der Monteure
  • Angebote aus dem Leistungsverzeichnis des Bauherrn, vorbefüllt mit Ihren Preisen
  • Wartungsverträge, die sich selbst erinnern und Termine vorschlagen
  • Eingangsrechnungen, geprüft gegen Bestellung und Projekt
  • Soll-Ist je Projekt, sichtbar während der Baustelle statt bei der Schlussrechnung
  • variation orders and time reports from a photo and a voice note
  • quotes from the client's bill of quantities, pre-filled with your prices
  • service contracts that remind themselves and propose appointments
  • incoming invoices checked against order and project
  • budget against actual per project, visible during the job instead of at final invoicing
Preis Angebot nach dem Audit, je System mit Rückzahldauer Price quoted after the audit, per system, with payback period Danach monatliche Betreuung, solange die Systeme laufen After that monthly support for as long as the systems run

Was das Audit meistens findet

What the audit usually finds

Das Geld geht bei Nachträgen und Budgetabweichungen verloren, und es fällt erst bei der Schlussrechnung auf.

Money is lost in variation orders and budget overruns, and it only shows at final invoicing.

Nachträge und Regieberichte

Variation orders and time reports

Der Monteur notiert die Mehrleistung auf einem Zettel, der Zettel kommt Wochen später ins Büro, der Bauherr erkennt sie nicht mehr an.

The technician notes extra work on a slip, the slip reaches the office weeks later, and the client no longer accepts it.

Gebaut wirdWhat gets builtFoto und Sprachnotiz werden über Nacht zum Nachtragsentwurf mit Positionen, Stunden und Material. Am Morgen liegt er zur Freigabe bereit.A photo and a voice note become a draft overnight, with line items, hours and materials, ready for approval in the morning.

Angebotskalkulation

Quoting

Angebote entstehen abends nach der Baustelle. Die Preise sucht der Projektleiter im letzten vergleichbaren Auftrag zusammen.

Quotes get written in the evening after site work. The project manager digs prices out of the last comparable job.

Gebaut wirdWhat gets builtDas Leistungsverzeichnis wird eingelesen und mit Ihren abgerechneten Preisen vorbefüllt. Der Projektleiter prüft, statt abzutippen.The bill of quantities is read in and pre-filled with your invoiced prices. The project manager checks instead of retyping.

Wartung und Kundendienst

Service and maintenance

Die Wartungstermine stehen in einer Liste, die eine Person pflegt. Wer nicht erinnert wird, meldet sich erst, wenn die Anlage steht.

Service dates sit in a list one person maintains. Customers who get no reminder call only once the system fails.

Gebaut wirdWhat gets builtFällige Wartungen werden erkannt, der Kunde bekommt zwei Terminvorschläge, die Zusage landet in der Disposition.Due maintenance is detected, the customer gets two proposed dates, the confirmation lands in dispatch.

Soll-Ist je Projekt

Budget against actual

Ob ein Projekt trägt, zeigt die Nachkalkulation, also Monate nach der Entscheidung, die das Geld gekostet hat.

Whether a project pays off shows in post-calculation, months after the decision that cost the money.

Gebaut wirdWhat gets builtStunden, Material und Fremdleistung laufen täglich gegen die Kalkulation. Die Projektleitung sieht die Abweichung, solange sie noch zu drehen ist.Hours, materials and subcontractor costs run against the calculation daily. Project leads see the gap while it can still be fixed.

Das Dokument

The document

Am Ende des Audits liegt ein Dokument mit acht Teilen auf Ihrem Tisch.

The audit ends with a document in eight parts on your desk.

Sie bekommen es zwei Tage vor der Präsentation, damit Sie es in Ruhe lesen können. Es gehört Ihnen, auch wenn Sie danach nichts umsetzen.

You receive it two days before the presentation so you can read it in peace. It is yours, even if you build none of it.

  1. 01ZusammenfassungSummaryDie drei Stellen mit dem größten Betrag, auf einer Seite.The three places with the largest number, on one page.
  2. 02Ist-ZustandCurrent stateJeder aufgenommene Ablauf gezeichnet, mit jeder Übergabe und jeder Wartezeit.Every mapped process drawn, with each handover and each wait.
  3. 03DatenkarteData mapWelche Daten wo entstehen, wo dieselbe Angabe zweimal getippt wird, welche Schnittstelle offen ist.Which data is created where, where the same entry is typed twice, which interfaces are open.
  4. 04Was es kostetWhat it costsJahreskosten je Ablauf, gerechnet aus Zeit, Stundensatz und Häufigkeit, plus Nacharbeit.Annual cost per process from time, hourly rate and frequency, plus rework.
  5. 05VorschlagProposalDrei Systeme statt fünfzehn Einzelmaßnahmen, jedes mit dem Ablauf, den es übernimmt.Three systems instead of fifteen single measures, each with the process it takes over.
  6. 06ReihenfolgeOrder of workWas zuerst gebaut wird, was danach, und was Sie sich sparen können.What gets built first, what follows, and what you can skip.
  7. 07RechnungThe numbersErsparnis je System, Preis und Rückzahldauer. Alles unter zwölf Monaten, sonst steht es nicht drin.Saving per system, price and payback period. Under twelve months, or it does not make the list.
  8. 08Nächster SchrittNext stepWas Sie entscheiden müssen, bis wann, und was passiert, wenn Sie nichts entscheiden.What you need to decide, by when, and what happens if you decide nothing.

Zuerst die Daten

Data comes first

Was gebaut wird, hängt davon ab, wo Ihre Daten liegen.

What gets built depends on where your data sits.

Deshalb beantwortet das Audit zuerst drei Fragen: Welche Daten entstehen wo, wer ruft sie wie ab, und gibt es eine Stelle, an der die Wahrheit steht. Erst danach wird entschieden, was gebaut wird.

So the audit answers three questions first: which data is created where, who retrieves it and how, and whether a single place holds the truth. Only then do we decide what gets built.

Fall 1Case 1

Es gibt eine führende Stelle

There is a leading system

Ihre Handwerkersoftware kennt Projekte, Stunden und Material, und alle tragen dort ein. Dann wird direkt darauf gebaut, über die Schnittstelle oder über Exporte. Die Systeme aus Stufe 2 greifen auf diesen Bestand zu, ohne ihn zu verdoppeln.

Your trade software holds projects, hours and materials, and everyone enters data there. Then we build straight onto it, through its interface or through exports. The systems from stage 2 read that data without duplicating it.

Fall 2Case 2

Die Daten liegen verstreut

The data is scattered

Stunden auf Zetteln, Material auf Lieferscheinen, Termine in einer Excel-Liste, Preise im Kopf des Projektleiters. Dann ist der erste Schritt, diese Quellen an einer Stelle zusammenzuführen. Das ist unspektakulär und entscheidet trotzdem, ob danach irgendetwas funktioniert.

Hours on paper slips, materials on delivery notes, dates in a spreadsheet, prices in the project manager's head. Then the first step is bringing those sources together in one place. It is unspectacular, and it still decides whether anything afterwards works.

Im Audit steht deshalb eine Datenkarte. Sie zeigt je Ablauf, welche Daten entstehen, in welchem System sie landen, wo dieselbe Angabe ein zweites Mal eingetippt wird und welche Schnittstelle offen ist. Diese Karte entscheidet die Reihenfolge der Umsetzung, nicht der Wunsch nach einer bestimmten Funktion.

That is why the audit includes a data map. For each process it shows which data is created, which system it lands in, where the same entry gets typed a second time, and which interfaces are open. That map sets the build order, not a wish for a particular feature.

Ablauf

How it runs

Nach dem Audit entscheiden Sie, ob gebaut wird.

After the audit you decide whether anything gets built.

01

Erstgespräch, 20 Minuten

Intro call, 20 minutes

Am Telefon. Welche Software im Haus ist, wo es im Büro klemmt, ob ein Audit Sinn ergibt.

On the phone. Which software you run, where the office gets stuck, whether an audit makes sense.

02

Audit im Betrieb

Audit on site

Zwei Vormittage mitsitzen, sechs bis acht Gespräche, danach die Auswertung.

Two mornings sitting in, six to eight interviews, then the analysis.

03

Präsentation, eine Stunde

Presentation, one hour

Das Dokument bekommen Sie zwei Tage vorher. In der Stunde gehen wir die zehn Stellen und die Reihenfolge durch.

You get the document two days ahead. In that hour we go through the ten places and the order of work.

04

Umsetzung

Build

System für System, jedes zum Preis aus dem Audit. Danach monatliche Betreuung.

System by system, each at the price stated in the audit. Then monthly support.

Die ersten zwei Audits sind kostenlos. Ich baue die ersten Referenzen auf und brauche dafür zwei Betriebe, deren Zahlen ich zeigen darf, anonymisiert, wenn Sie das wollen. Sie behalten das Dokument auch dann, wenn Sie nichts umsetzen.

The first two audits are free. I am building my first references and need two companies whose numbers I may show, anonymised if you prefer. You keep the document even if you build nothing.

Fred Hilgenfeldt
Fred Hilgenfeldt, Wien

Wer das macht

Who does this

Fred Hilgenfeldt

Fred Hilgenfeldt

Ich arbeite seit Jahren mit mittelständischen Betrieben und sehe dabei, wie sie innen funktionieren. Zuletzt habe ich die Abläufe einer M&A-Beratung automatisiert, also eines Betriebs, in dem Unterlagen, Listen und Fristen den ganzen Tag bestimmen.

I have worked with mid-sized companies for years and see how they run on the inside. Most recently I automated the processes of an M&A advisory, a business where documents, lists and deadlines fill the entire day.

Ich arbeite allein. Sie haben einen Ansprechpartner, und die Systeme laufen auf Ihren Konten, mit Ihren Daten. Keine Lizenz, kein Abo auf fremde Software, keine Mindestlaufzeit.

I work alone. You have one contact person, and the systems run on your accounts, with your data. No licences, no subscription to third-party software, no minimum term.

„Wir wickeln heute mehr Projekte pro Kopf ab als vor drei Monaten, ohne jemanden zusätzlich einzustellen. Das geht auf die Systeme zurück, die Fred gebaut hat."

"We handle more projects per person today than we did three months ago, without hiring anyone. That comes down to the systems Fred built."

Max MustermannManaging Partner, Corporate Finance Name folgt nach Freigabe Name to follow once approved

Häufige Fragen

Common questions

Was passiert mit unseren Daten?What happens to our data?
Die Systeme laufen auf Ihren eigenen Konten, die Daten bleiben bei Ihnen. Vor dem Audit unterschreibe ich eine Verschwiegenheitserklärung, ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO kommt dazu, sobald etwas gebaut wird.
The systems run on your own accounts and the data stays with you. I sign a non-disclosure agreement before the audit, and a GDPR data processing agreement once anything gets built.
Müssen wir unsere Handwerkersoftware wechseln?Do we have to replace our trade software?
Nein. Die erste Frage im Audit ist, welches System im Haus ist und was es kann. Gebaut wird um Ihr System herum, meist an den Rändern, wo heute abgetippt, kopiert und per Zettel übergeben wird. Hat Ihre Software eine Schnittstelle, nutze ich sie, sonst arbeite ich mit Exporten.
No. The first question in the audit is which system you run and what it can do. Everything gets built around it, usually at the edges, where work is retyped, copied or handed over on paper. If your software has an interface I use it, otherwise I work with exports.
Wie viel Zeit kostet uns das Audit?How much time does the audit take?
Zwei Vormittage, an denen ich mitsitze, sechs bis acht Gespräche von je 30 bis 45 Minuten und eine Stunde für die Präsentation. Die Gespräche lege ich so, wie es Ihnen passt, auch vor Arbeitsbeginn.
Two mornings where I sit in, six to eight interviews of 30 to 45 minutes each, and one hour for the presentation. I schedule interviews when it suits you, including before the working day starts.
Was kostet die Umsetzung?What does the build cost?
Das Angebot kommt nach dem Audit, je System mit Preis und Rückzahldauer, bevor Sie sich entscheiden. Begonnen wird mit dem System, das sich am schnellsten rechnet. Für das Audit selbst gilt ein fixer Satz von 3.900 €.
The quote follows the audit, per system, with price and payback period, before you decide. We start with the system that pays for itself fastest. The audit itself has a fixed fee of EUR 3,900.
Verkaufen Sie beim Termin etwas?Do you sell anything during the visit?
Nein. Im Erstgespräch und während des Audits stelle ich kein Produkt vor. Wenn sich bei Ihnen nichts rechnet, steht das im Dokument und wir sind fertig.
No. I present no product in the intro call or during the audit. If nothing pays off at your company, the document says so and we are done.

Kontakt

Contact

Zwanzig Minuten am Telefon reichen, um zu klären, ob ein Audit etwas bringt.

Twenty minutes on the phone is enough to tell whether an audit is worth it.

Rufen Sie an oder schreiben Sie zwei Zeilen mit Ihrem Betrieb und einer Uhrzeit, zu der es passt. Ich antworte am selben Werktag.

Call, or send two lines with your company and a time that suits you. I reply the same working day.

+43 650 322 4815 fred@zweiteschicht.at
TelefonPhone+43 650 322 4815
Mailfred@zweiteschicht.at
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